Cách viết sơ yếu lý lịch, thư xin việc và CV khoa học

Một CV, sơ yếu lý lịch và thư xin việc được soạn thảo cẩn thận là điều cần thiết để thể hiện thành công bản thân trong thị trường việc làm cạnh tranh khốc liệt ngày nay. Bằng cách thể hiện khả năng, thành tích và thông tin xác thực của bạn, những tài liệu này đóng vai trò là lời giới thiệu của bạn với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tạo thư xin việc, sơ yếu lý lịch và CV nổi bật. Nó cũng sẽ cung cấp lời khuyên sâu sắc về việc tăng khả năng đạt được vị trí mà bạn mong muốn. 

CV (Curriculum Vitae, tiếng Latin có nghĩa là “quá trình cuộc sống”) và sơ yếu lý lịch luôn song hành với nhau với những khác biệt nhỏ trong định dạng của chúng. 

Sơ yếu lý lịch là một tài liệu dài từ một đến hai trang nêu bật trình độ chuyên môn, trình độ học vấn và quá khứ nghề nghiệp của bạn. Điều này thường được ưa thích trong ngành hoặc cho các vị trí phi học thuật. Ngược lại, CV là một tài liệu dài bao gồm lịch sử nghề nghiệp của bạn, chủ yếu được sử dụng cho mục đích học tập. 

Nghiên cứu “theo dõi bằng mắt” phổ biến (Ladders Inc, 2018) cho biết nhà tuyển dụng dành trung bình 7,4 giây cho mỗi bản lý lịch. Để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng trong giai đoạn này là điều khó khăn, nhưng sự ngắn gọn, rõ ràng và tính xác thực trong sơ yếu lý lịch của bạn thường có thể hữu ích.  

Những lời khuyên sau đây có thể giúp bạn chuẩn bị một bản lý lịch tốt. 

Chọn một hình thức phù hợp

Điều quan trọng là phải tuân theo một định dạng chuẩn tùy thuộc vào lịch sử nghề nghiệp và yêu cầu công việc của bạn. Bố cục phải rõ ràng, được tổ chức tốt và dễ đọc. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu trực tuyến nhưng hãy chọn chúng một cách khôn ngoan. Nên sử dụng định dạng hiển thị tên, thông tin liên hệ và địa chỉ email của bạn ở trên cùng. Tránh sử dụng phông chữ nhỏ hơn 10 point. Thỉnh thoảng, hãy sử dụng văn bản in đậm để thu hút sự chú ý đến tiêu đề phần hoặc tài liệu quan trọng. 

Hình ảnh thường được tránh để tiết kiệm không gian. Giữ sơ yếu lý lịch trong một trang trừ khi bạn có nhiều kiến ​​thức chuyên môn. Một định dạng sơ yếu lý lịch điển hình bao gồm: 

Sử dụng động từ hành động và con số để thể hiện tác động. 

Các câu hoàn chỉnh không cần thiết cho sơ yếu lý lịch và bạn nên hạn chế sử dụng ngôi thứ nhất (I, me, my). Mỗi câu lệnh đầu dòng nên bắt đầu bằng một động từ hành động mạnh mẽ (Bedny et al., 2008) (hoạt động như “được xây dựng”, “được quản lý”, “được phát triển”, v.v.) theo sau là mô tả dự án và kết quả có thể xảy ra (Indeed, 2023).

Sử dụng các từ khóa, động từ hành động và thuật ngữ dành riêng cho ngành của mô tả công việc làm hướng dẫn cho bạn vì nhà tuyển dụng thường sử dụng từ khóa để sàng lọc ban đầu các hồ sơ đã gửi. Bao gồm các tiêu chí hữu hình như quy mô bộ phận của bạn, giảm chi phí, tạo doanh thu, tăng phần trăm hiệu quả, v.v., để chứng minh phạm vi thành tích của bạn. 

Nhà tuyển dụng muốn thấy bằng chứng về thành tích của bạn hơn là chỉ nghe về khả năng và tài năng của bạn. Định lượng sơ yếu lý lịch của bạn bằng các số liệu chứng tỏ chuyên môn của bạn (Belcak, 2021). Hãy xem ví dụ sau và quyết định xem cái nào nghe có vẻ chân thực hơn. 

Ví dụ: “Lãnh đạo một nhóm và sửa đổi quy trình sản xuất để giảm chi phí và tăng doanh thu”. Ngoài ra, “Dẫn đầu một nhóm gồm 25 người để hợp lý hóa quy trình sản xuất, giảm 25% chi phí và tăng lợi nhuận lên 30%”. 

Những lời khuyên nêu trên cũng sẽ có tác dụng với CV. Ngược lại với sơ yếu lý lịch, việc trình bày chi tiết về kinh nghiệm giảng dạy và nghiên cứu trong Sơ yếu lý lịch là có thể chấp nhận được. Phần giới thiệu của CV có thể được điều chỉnh tùy theo vị trí ứng tuyển. 

Nếu là vị trí nghiên cứu thì phải nêu bật kinh nghiệm nghiên cứu, trong khi vị trí giảng dạy lại yêu cầu kinh nghiệm giảng dạy ngay từ đầu. Đối với một chuyên gia trẻ, độ dài của CV có thể dao động từ 2-4 trang, trong khi các nhà khoa học cấp cao có thể có CV dài 4-7 trang. 

Một mẫu CV chung bao gồm: 

1/ Tên và thông tin liên lạc 

2/ Nghiên cứu/Giảng dạy/Kinh nghiệm trong ngành (theo trình tự thời gian đảo ngược) 

3/ Trình độ học vấn (theo thứ tự thời gian đảo ngược) 

4/ Học bổng/Tài trợ/Giải thưởng/Danh hiệu 

5/ Các hội nghị đã tham dự/ Thuyết trình 

6/ Danh sách các ấn phẩm theo trình tự thời gian đảo ngược với tên của bạn được in đậm và sử dụng kiểu trích dẫn được chấp nhận trong lĩnh vực của bạn. 

6/ Các hiệp hội nghề nghiệp khác (nếu có): Bằng sáng chế, Tư cách thành viên, Kỹ năng, Vị trí quản lý, Ngôn ngữ đã biết, Cộng tác viên, Tài liệu tham khảo, v.v. 

7/ Những kinh nghiệm phi học thuật cũng có thể được đưa vào CV nếu các kỹ năng đạt được trong công việc đó khiến nó phù hợp với sở thích học tập. Nếu bạn là người mới bắt đầu và có ít thông tin để bổ sung vào CV, đừng lo lắng. 

Phát triển CV không phải là công việc trong một ngày. Nó đòi hỏi nhiều năm kinh nghiệm và làm việc. Đối với người mới bắt đầu, cách tốt nhất để phát triển các kỹ năng là tham gia các học viện cung cấp những kỹ năng đó. Nhiều nền tảng trực tuyến (coursera, udemy, Futurelearn, edX, udacity, Skillshare, v.v.) cung cấp miễn phí các khóa học phát triển kỹ năng chất lượng. Bạn cũng có thể tham gia một số học viện giáo dục với tư cách là thực tập sinh để học các kỹ năng mới. 

Hãy nắm bắt các cơ hội thực tập mùa hè và mùa đông và bắt đầu kết nối mạng lưới ngay từ giai đoạn đầu. Những điều này sẽ làm cho CV của bạn nổi bật hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Định dạng dành cho người mới bắt đầu bao gồm: 

1/ Tên và thông tin liên lạc 

2/ Trình độ học vấn (theo thứ tự thời gian đảo ngược) 

3/ Kinh nghiệm nghiên cứu/đào tạo/thực tập 

4/ Học bổng/Giải thưởng (nếu có) 

5/ Các hội nghị đã tham dự/Bài thuyết trình/Khóa học đã hoàn thành 

6/ Ấn phẩm (nếu có) 

7/ Các hiệp hội nghề nghiệp khác (nếu có): Tư cách thành viên, Kỹ năng, Ngôn ngữ đã biết, Tài liệu tham khảo, v.v. 

Tốt nhất bạn nên chuẩn bị một CV hoặc sơ yếu lý lịch chính bao gồm tất cả các thành tích, kỹ năng và thông tin liên quan. Bất cứ khi nào bạn ứng tuyển vào một vị trí, hãy điều chỉnh CV hoặc sơ yếu lý lịch từ bản chính theo mô tả công việc. 

Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ điểm liên quan nào. Nhiều cơ quan đang giúp mọi người làm CV hoặc sơ yếu lý lịch với một khoản phí đặc biệt. Bạn có thể sử dụng những tiện ích đó nếu cần. Tuy nhiên, tự mình chuẩn bị CV là phương pháp tốt nhất có thể vì không ai có thể làm cho nó trở nên chuyên nghiệp ngoại trừ bạn, người đang thực hiện nó. 

Để đi kèm với sơ yếu lý lịch hoặc CV của bạn, thư xin việc được sử dụng làm lời giới thiệu được cá nhân hóa. Nó mang đến cơ hội thể hiện sự nhiệt tình và sự phù hợp của bạn với vị trí này. 

Nó đề cập đến một vị trí hoặc doanh nghiệp cụ thể và cung cấp các ví dụ từ kinh nghiệm của bạn cho thấy trình độ của bạn đối với vị trí đó. Điều quan trọng là phải biết về trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc và loại công việc đang được thực hiện ở công ty/viện đó. Thông tin này có thể được trích xuất từ ​​một người nào đó có liên quan đến công ty/viện. 

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin về công ty và những người có liên quan thông qua LinkedIn, Twitter hoặc các dịch vụ truyền thông xã hội khác. Sử dụng nó để biết các yêu cầu của vị trí và điều chỉnh thư xin việc của bạn với những từ khóa như vậy. Nó không được dài hơn một trang với cỡ chữ trong khoảng 10-12 point. Thư xin việc bao gồm: 

1/ Tiêu đề và thông tin liên hệ: Bao gồm tên và thông tin liên hệ của bạn ở trên cùng. Đề cập đến số tham chiếu hoặc số ứng dụng, nếu có. Gửi thư trực tiếp cho nhà tuyển dụng (ví dụ: Dear Mr./Ms./Dr. [Họ]). Theo các nghiên cứu, chúng ta phản ứng tích cực khi nghe hoặc nhìn thấy tên của mình (Carmody và cộng sự, 2006). Các nhà tuyển dụng cảm thấy như thể ứng dụng này được thiết kế riêng cho họ. 

2/ Giới thiệu: Điều này phải mạnh mẽ và thể hiện sự quan tâm thực sự của bạn đối với vị trí này. Điều này sẽ làm nổi bật các kỹ năng liên quan của bạn cho vị trí này. Đoạn đầu tiên sẽ thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. 

3/ Nội dung: Đoạn này trình bày những gì bạn có thể cung cấp. Bạn nên trích dẫn những ví dụ từ những kinh nghiệm trước đây giúp bạn hoàn thiện để thành công trong công việc ứng tuyển. Các kỹ năng trong sơ yếu lý lịch không nên lặp lại. Thay vào đó, thông tin chính về kỹ năng có thể được nêu rõ và cách thông tin đó liên quan đến vị trí công việc phải được nêu bật. Điều quan trọng là cung cấp hỗ trợ cho tất cả các khiếu nại của bạn. 

4/ Kết luận: Đoạn thứ ba nhằm chứng minh rằng bạn sẽ phù hợp. Kết thúc thư xin việc bằng cách bày tỏ lòng biết ơn của bạn về cơ hội được ứng tuyển. Tránh đi ra ngoài khi cần thiết. Tóm tắt những điểm mạnh chính của bạn và nhắc lại sự quan tâm của bạn đối với vị trí này. Hãy nhớ rằng thư xin việc là một phần bổ sung cho sơ yếu lý lịch của bạn chứ không phải là một sự thay thế cho nó. Bao gồm phần kết thúc lịch sự và chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”, theo sau là tên đầy đủ của bạn và chừa khoảng trống cho chữ ký. 

Mẹo hữu ích

1/ Vui lòng tạo một id email chuyên nghiệp để gửi thư xin việc, CV hoặc Sơ yếu lý lịch. Tránh sử dụng tên của siêu anh hùng hoặc đồ chơi yêu thích của bạn làm id. Id chuyên nghiệp chỉ nên bao gồm họ và tên của bạn. 

2/ Sẽ là phép lịch sự khi không gửi bất kỳ đơn xin việc mới nào bằng cách sử dụng id email hoặc địa chỉ cơ quan hiện tại của nhà cung cấp việc làm hiện tại. 

3/ Xác minh rằng thông tin liên hệ của bạn giống với thư xin việc, CV và các nền tảng mạng xã hội. 

4/ Một lỗi đơn giản nhất cũng có thể hủy hoại mọi công sức của bạn. Hãy nhớ đọc kỹ các tài liệu của bạn và điều chỉnh chúng cho phù hợp với từng ứng dụng cụ thể, đảm bảo chúng thể hiện bạn là một ứng viên mạnh mẽ và đủ tiêu chuẩn. Gửi nó cho bạn bè hoặc gia đình của bạn để xem xét có thể hữu ích. 

5/ Giữ kích thước phông chữ trong khoảng từ 10pt đến 12pt và sử dụng kiểu phông chữ dễ đọc (Calibri hoặc Times New Roman). Giữ lề trong khoảng từ 0,5 đến 1,0 inch (MIT CAPD, 2023 ). 

6/ Tránh viết tắt tên viện hoặc tên vị trí vì chúng có thể không phổ biến. 

7/ Đề cập đến thang đo khi viết điểm hoặc GPA. (ví dụ: 8,6/10,0 hoặc 4,5/5,0) 

8/ Xây dựng hồ sơ mạng xã hội của bạn (Twitter hoặc Linkedin ) một cách chuyên nghiệp/toàn diện, vì nó nâng cao cơ hội được phỏng vấn (Yang, 2020 ) 

9/ Giữ sơ yếu lý lịch của bạn ngắn gọn và rõ ràng. Độ dài lý lịch lý tưởng nhất là từ 475 đến 600 từ (Talent Works, 2018). Tuy nhiên, các nhà khoa học, nhà nghiên cứu hoặc giáo viên học thuật/công nghiệp là một ngoại lệ trong trường hợp này. 

Sửa đổi, hiệu đính và xem lại sơ yếu lý lịch, CV và thư xin việc của bạn trước khi gửi chúng. 

Trích dẫn tham khảo:

1. Bedny, M., Caramazza, A., Grossman, E., Pascual-Leone, A., & Saxe, R. (2008). Concepts Are More than Percepts: The Case of Action Verbs. The Journal Of Neuroscience, 28(44), 11347-11353. https://doi.org/10.1523/JNEUROSCI.3039-08.2008  
2. Belcak, A. (2021). Resume Statistics: We analysed 125,000+ resumes, Here’s what we learned. Cultivated Culture. https://cultivatedculture.com/resume-statistics/ 
3. Carmody, D. P., & Lewis, M. (2006). Brain Activation When Hearing One’s Own and Others’ Names. Brain research, 1116(1), 153. https://doi.org/10.1016/j.brainres.2006.07.121 
4. Indeed carrier guide (2023). Action Verbs List for Resumes and Cover Letters. https://in.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/action-verbs-list  
5. Ladders Inc. (2018), Eye tracking study, 1-6. https://www.theladders.com/static/images/basicSite/pdfs/TheLadders-EyeTracking-StudyC2.pdf  
6. Resume checklist resources (2023), Career Advising & Professional Development, Massachusetts Institute of Technology. https://capd.mit.edu/resources/resume-checklist/  
7. Talent Works (2018). Your Chances of an Interview Plummet If Your Resume Is Too Long. The Science of the Job Search, Part VIII. https://imdiversity.com/diversity-news/your-chances-of-an-interview-plummet-if-your-resume-is-too-long/ 
8. Yang, P. (2020). Resume Study: How LinkedIn affects the Interview Chances of Job Applicants. ResumeGo. https://www.resumego.net/research/linkedin-interview-chances/